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内审人员该怎样做好销售审计?

来源:河南百业会计新郑市校区 发布时间:2017/5/14 11:36:46

很多人对销售审计有误解,觉得销售审计就看看应收款就行了,销售价格、销售合同之类涉及到公司核心的东西则很少触及,所以对内审人员来说,该怎样做好销售审计呢?

不同的企业其销售模式是不一样的,需要审计的内容也不相同。

销售审计更多的关注是在于授权、成本收益的内容,一般采用的审计方法就是审阅、重新计算。

价格管理所需资料:销售价目表、折扣政策、销售订单。

审计思路:检查销售订单或者销售合同的价格与公司的价目表是否一致;检查是否存在低于正常毛率的销售;检查定制化的产品成本毛率核算是否正确;检查销售系统中的价格更新是否及时。

常见审计发现:系统内销售价格更新不及时;折扣销售或者低毛率销售未经授权;利用大客户优势,低价购买产品后再销售给其他客户,并冒领奖励。

信用管理所需资料:客户目录、信用额度、银行汇款记录、应收款、销货明细表。

审计思路:检查客户清单,是否存在黑名单客户继续赊销;检查应收款以及信用额度,是否存在信用额度外的销售未经审批;检查系统内信用额度的管控情况。

常见审计发现存在信用额度外的销售未经审批;对于额度外的销售未提供担保或者未审批;未对客户的信用状况进行评估;未建立客户信用评估等级。

销售合同所需资料:销售合同、合同用印记录。

审计思路:检查销售合同的版本是否得到控制;检查客户提供的非格式合同合同条款是否齐全;检查财务付款是否存在不合理条款。

常见审计发现:存在多个版本的销售合同;非格式合同条款不全;收款方式不符合公司利益。

订单管理所需资料:销售订单、售价核定表、销售发票、作废通知书、销售事故报告、样品领用记录。

审计思路:检查销售订单的手续是否完整;检查是否存在及时订购,但是我方延迟发货的情况;是否存在客户订货但是长期寄存于我司的情况;检查客户临时修改订单,比如比原来增加的价格或者数量,是否补开了发票;检查强制被取消的订单,分析事故原因以及后续处理的情况;检查样品领用记录并分析样品寄送后的效果。

常见审计发现:销售订单变更未经审批;客户订货,我方延迟发货;我方已经投入生产后被取消订单,导致损失。

在接到订单后,销售人员还需要关注生产的进度,也就是交期的控制,如果未在规定时间内交货,这也是一种问题,当然质量也是一个。在这一块审计的时候,有时会结合生产审计的一部分内容。

样品管理所需资料:样品需求单、会计凭证、样品报损单。

审计思路:检查样品需求单;检查对于大金额的样品是否收取的款项;现场观察样本是否存在损坏;检查样品归还记录。

常见审计发现:大金额样品未收取费用或收取的金额被挪用;淘汰产品仍继续发样 ;样品未及时要求客户归还。

销售提成所需资料:营销方案、销售合同、销售提成表、返利支付凭证、销售费用明细账、员工个人借款明细账。

审计思路:检查客户提供的发票与返利活动是否匹配;检查销售返利或者提成中涉及到临界点的销售数据,是否存在异常;电话联系客户,并将公司实际销售与客户的采购数额进行核对,确认是否有差异;检查返利支付凭证,确认返利银行账号与返利单位是否一致;重新计算销售提成表,是否存在重复计算或者提前确认收入。

常见审计发现:客户提供的发票与返利活动不匹配;以甲经销商的名义开货,实际送到乙经销商,然后甲经销商的业绩被增长,也就是俗称的“开甲送乙”;业务员替客户代垫货款;返利收款人与返利单位不符,比如同一客户返利支付给不同的收款人、不同客户返利支付给相同收款人、返利归属单位与收款单位不一致、同一客户不同业务员支付返利。

有些公司的提成政策不是很合理。比如对销售人员新开的客户以及老客户的提成都是一样的。这样就导致了老业务员只要吃老本就行了,公司的销售业绩就会缓慢或者停滞。因此数年年以上的客户属于公司固定客户,不属于业务员的业绩。这一块在销售专项审计的时候可以作为问题提出来。这一块不是属于审计的范畴,但是如果是作为专项的提成审计,可以作为问题点提出来。

有时会存在计算提成业绩的时候,业务员个人短期内大量借款,在短期内又及时返还的情况,可能就是业务员用此笔款项来代为垫支客户的货款。

销售退货所需资料:退货申请、维修记录表、备品备件台账、备品备件领用申请表、质检报告、投诉记录。

审计思路:检查12月新开发的客户,是否存在新客户大量购置,次月或者数月后退货,存在销售员为了达成业绩与客户签订虚假销售合同;盘点备品备件库,对于存在差异的,检查出入库记录,检查报销凭证或者上门拜访供应商,确认是否存在虚假报销;检查客户投诉记录是否被有效处理。

常见审计发现:虚假销售、虚假报销外购备品备件、备品备件被挪用。

配件管理所需资料:零配件台账、零配件、维修申请记录、废旧零配件台账、废旧零配件维修记录。

审计思路:检查外购零件购买记录,通过市场调查分析价格的合理性;将台账与实物进行盘点,检查是否存在差异。

常见审计发现:外购零配件金额虚高;零配件被挪用;三包期之外的维修未收取费用。

财务管理所需资料:销售开票记录、应收款明细账、发票作废申请、售价表。

审计思路:计算汇票利息扣款与银行存款利息率之间的差异是否合理;核对开票记录与销售订单,是否存在虚开或者预开发票的情况;检查是否存在发票作废的情况,分析作废的理由是否正常,原开具的发票是否收回;检查售价表与实际收款记录是否一致,是否存在短款或者溢款;对于逾期的应收款,列明对象、金额以及原因,与财务分析收款的可行性。

常见审计发现:汇票提前现金解缴利息扣款不合理;应收款存在逾期款项;应收款坏账未有效审批;财务账上显示为坏账,客户已经交款被挪用存在虚开发票虚列销售收入。

部分客户的汇款很有意思,他们是将合同款项扣除手续费金额,也就是说汇款的手续费是卖方承担。这种就需要在销售合同中明确,一般而言这种费用是买方承担的,就是财务费用银行手续费。

案例:伪造加盟协议私吞加盟费

审计部对下属公司例行例行审计,在对物流单据进行审阅的时候,发现有向该省某市一家手机售后服务店多次发运厂家提供的手机配件。按照公司规定,厂家提供的手机配件只能供应公司直营店和授权加盟商。

接下来审计人员检查从业务部门获取的加盟商清单,该店不在名单内。通过物流单据上的电话号码与收货人联系,对方回复于某年某月与我们省分公司经理某某签订了加盟协议,并交纳了加盟费、管理费等共计X万元。当即要求对方传真了银行转账单据和签订的协议,转账单据显示收款人为省公司经理,账户为其个人账户,协议签订人也为省公司经理。即要求业务和财务部门调查,是否收到该店签订的加盟协议和加盟费等,业务和财务部门确认无该店加盟协议和未有该店加盟费等入账。

此时,审计人员拿着所有证据,与省公司经理对质,其不得不承认利用公司合同管控不严和掌握合同印章的权利,私自与该店签订加盟协议并私吞加盟费等的事实。后续从合同和印章管理完善相应的控制措施。

某商业地产的审计人员在对销售应收款进行审计时,发现个别商铺的款项是通过招商人员的个人账户打款给公司账户,款项达数万,就很奇怪。之后询问商铺何时付款,商铺答复数月前就交给招商人员。审计人员旁敲侧击其他招商人员,发现其较近有大量资金炒股,而且还将这个方法告诉了其他招商人员。

信用直接取现、转账或者信用卡还另外一张喜用卡是要抽取手续费的。

较后与招商人员了解到,他是这么处理的。直接拿租金炒股,然后办了1张信用卡,用信用卡打款给公司。然后信用卡有50多天的免息期,这样到期之后用新的租金款来偿还信用卡,然后再通过信用卡打款。这样他就不必支付手续费,等于其拿到了免息的一笔炒股费用。

销售中的舞弊并不少,主要集中在业务员截留货款、窃取公司物资、另外一块是上市公司特有的虚构利润或者提前确认收入。

业务员截留货款往往是公司允许现金收款。当然有时也会有业务员称公司的收款账户存在问题,然后给了自己的个人账户之类的,要求客户打款到自己的私人账户。

业务员利用自己身份的便利,虚构供应商签订采购合同,之后长期挂账。而财务上的对账,则交给业务员自行去对账。这个属于严重的内控缺失了。

对于内审来说,如果是管理层都知晓的,这一块其实并不严重。关键在于生产给客户的是否为定制化的产品。也有下属的分子公司的业务员虚构销售合同,然后放公司生产了一堆的定制产品,之后拿了年终奖走人的,这种就比较坑人。定制化的产品的消耗就是个头痛的问题。

 

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